طريقة كتابه الخطابات + محاضر الاجتماع!

[Thaer techno]

بسم الله الرحمن الرحيم


السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أخواني وأخواتي في منتديات زيزووم ,,,

أرجو من اهل الخبره في مجال الاعمال المكتبيه والسكرتاريه المساعده عن طريقة وآلية كتابة الخطابات+ محاضر الاجتماع

بشكل واضح ومفصل ومرتب ليسهل الاستفاده القصوى منه لجميع من يهمّه الأمر


جزا الله خيراً لكل من سيساهم في اثراء هذا الموضوع ...

 

[Abdulkader]

بسم الله الرحمن الرحيم


السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أخواني وأخواتي في منتديات زيزووم ,,,

أرجو من اهل الخبره في مجال الاعمال المكتبيه والسكرتاريه المساعده عن طريقة وآلية كتابة الخطابات+ محاضر الاجتماع
بشكل واضح ومفصل ومرتب ليسهل الاستفاده القصوى منه لجميع من يهمّه الأمر


جزا الله خيراً لكل من سيساهم في اثراء هذا الموضوع ...

وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته

بداية ارجو العذر عن التأخير

وهذه كلمات انقلها لك عن طريقة كتابة الخطابات علها ان تنفعك


من الصعب ايجاد كتاب بالعربي يتكلم حول اسس الكتابة ( التعبير)، فمادة
التعبير هي مادة مهمة في دول المقدمة لانها هي طريق التطور والتقدم( البحث
العلمي) حيث انها تعتمد على مواد العربية الاخرى. بمعنى اخر انت يجب ان تحسن
الاملاء و النحو والصرف للكتابة و انت يجب ان تقرأ حول الموضوع الذي تريد ان
تكتب حوله لكي يكون موضوع ذو معلومات موثوقة و واسعة وليست من باب رايك
الشخصي.

إذا كنت تريد كتابة خطاب طلب وظيفة أو دعم مادي سوف تستفيد من هذا الموضوع.

الخطاب الفعال (المعروض - طلب) يجب ان يحتوي على 8 أقسام: 1- التاريخ 2- المرسل إليه 3- تحية 4- مقدمة في طلب التكرم بالنظر للموضوع 5- شرح الحالة وأسبابها 6- الدعاء و لفت النظر مرة ثانية 7- التحية النهائية والشكر 8- معلومات حول مقدم الطلب

القسم 1: التاريخ مثلا:27‏ رجب‏، 1431هـ القسم 2: المرسل إليه مثلا: السيد معالي الوزير حفظه الله السيد مدير مكتب العمل بـالمنطقة الشرقية المحترم السيد الدكتور مدير مركـز البحـوث المــوقر
السيد مدير دائرة (..........)

القسم 3: تحية مثلا: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ... وبعد :

القسم 4: مقدمة في طلب التكرم بالنظر للموضوع مثلا: -أتقدم بطلبي هذا وكلي أمل (بالله سبحانه وتعالى) ثم بشخصكم الكريم على الحصول علي ... -أتقدم بخطابي هذا والذي اطلب فيه من الله ثم منكم مد يد العون والمساعدة, فليس لنا من بعد الله سوى كرمكم وجودكم. -أتقدم بخطابي هذا طالباً النظر في أمري وهذا من سمات شخصكم الكريم التي لا تنسى كل فقير أو ضعيف أو محتاج إلا وقدمت له يد العون والمساعدة التي دائماً لمسناها في أعمال الخير والبر. القسم 5: شرح الحالة وأسبابها مثلا: أنا متزوج ولدي طفل وأسكن في شقة إيجار وعلي ديون ومهدد بالطرد من الشقة لعدم السداد.

القسم 6: الدعاء و لفت النظر مرة ثانية مثلا: -لا حرمكم الله الأجر والثواب وجعل ذلك في موازين حسناتكم والله يحفظكم ويرعاكم -وأنا قاصدا الله ثم قاصد سموكم الكريم وان شاء الله ما يخيب رجائي فيكم -واسأل الحي القيوم أن يحفظكم وان يجزيكم خير الجزاء. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته,, -آملين منكم اتخاذ الإجراءات المتبعة لديكم في ذلك.. والله الموفق.. - هذا والله يحفظكم ويرعاكم -دمت لنا ومدك الله بعونه وتوفيقه -وتقبلوا تحياتي … والســـلام ،،، -شاكراً ومقدراً سلفاً حسن تعاونكم. وتقبل خالص تحياتي،،، -وتقبلوا أطيب تحياتي،، -جزاكم الله كل خير ووفقكم لفعل الخير و بارك الله لكم في أموالكم وذريتكم إن شاء الله آمين.و السلام عليكم و رحمة الله -عليه أمل من سعادتكم الإيعاز لمن يلزم بالارتباط بالاستحقاق المشار إليه أعلاه القسم 7: التحية النهائية والشكر مثلا: -و تقبلوا خالص تحياتي وتقديري،،، -شاكراً حسن تعاونكم معنا واهتمامكم وحسن تفهمكم للموضوع -وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير -ولكم مني جزيل الشكر -وتقبلوا خالص التحية والتقدير ،،، القسم 8: مقدم الطلب يذكر في هذا القسم -اسم المقدم -رقم الجوال -العنوان -التوقيع

 

[Abdulkader]

وهذه الطريقة ايضا انقلها لك اخي الغالي
وهي خاصة لمن كانوا من اهل المملكة العربية السعودية
وما شاكلها


الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية


1 ـ يجب الكتابة الخطاب على الورق الرسمي المطبوع من الجهة التى تعمل بها
2 ـ لا تضع أي أشكال أو ورود أو رسومات كون الخطابات رسمية .
3 ـ يجب كتابة الخطاب باي برنامج كتابة على الكمبيوتر .
4 ـ المسافة بين الأسطر في الكتابة يجب ان تتراوح ما بين سطر الى واحد ونص السطر .
5 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
6 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون اسود من نوع
raditional Arabicوبنمط ( 16) أو نوع AL – MATEEN
7 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب الرسمي يفضل mohand .
8 ـ ينص في كتابة السلام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛)
الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة للعبارة .
9 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( في أعلى لوحة المفاتيح) .
10 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 14.
11 ـ يجب كتابة المسميات والالقاب بطريقة مناسبة ولائقة .
مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام ------ بمنطقة مكة المكرمة مثلاص يجب ان يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام ل ------ بمنطقة مكة المكرمة حفظه الله
بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :
سعادة مدير ادارة -------- المحترم
يكتب بدون إمالة في الخط .
لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .
التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

12ـ يشمل الخطاب اسم مقدم الخطاب بالأسفل أيضا .
13 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :
عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .
تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع ، لذا على الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .
ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

14 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .
15 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير ------------- المحترم
المكرمة مديرة ------------- المحترمة
16 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل :
( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك
( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
17ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .
18 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .
19 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
20 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
21- إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى ومقاس خط ( 10) .
22ـ يراعى عند قفل الخطاب ان تقفل بمثل الاتي :
والله الموفق
وتقبلوا فائق التحيات والتقدير ، وغيرها.

 

[youssef barakat]

جَعَ‘ـلَهْ الله فِي مُيزَآإنْ حَسَنَـآتِك يوًم القِيَــآمَه ..
وشَفِيعْ لَكِ يَومَ الحِسَــآإبْ ..~

شَرَفَنِي المَرٌوُر فِي مُتَصَفِحِكْ العَ ـطِرْ ..~
تَقَبِلْ تَوآإجِدِي ..

 

[Thaer techno]

وهذه الطريقة ايضا انقلها لك اخي الغالي
وهي خاصة لمن كانوا من اهل المملكة العربية السعودية
وما شاكلها


الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية


1 ـ يجب الكتابة الخطاب على الورق الرسمي المطبوع من الجهة التى تعمل بها
2 ـ لا تضع أي أشكال أو ورود أو رسومات كون الخطابات رسمية .
3 ـ يجب كتابة الخطاب باي برنامج كتابة على الكمبيوتر .
4 ـ المسافة بين الأسطر في الكتابة يجب ان تتراوح ما بين سطر الى واحد ونص السطر .
5 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
6 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون اسود من نوع
raditional Arabicوبنمط ( 16) أو نوع AL – MATEEN
7 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب الرسمي يفضل mohand .
8 ـ ينص في كتابة السلام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛)
الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة للعبارة .
9 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( في أعلى لوحة المفاتيح) .
10 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 14.
11 ـ يجب كتابة المسميات والالقاب بطريقة مناسبة ولائقة .
مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام ------ بمنطقة مكة المكرمة مثلاص يجب ان يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام ل ------ بمنطقة مكة المكرمة حفظه الله
بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :
سعادة مدير ادارة -------- المحترم
يكتب بدون إمالة في الخط .
لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .
التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

12ـ يشمل الخطاب اسم مقدم الخطاب بالأسفل أيضا .
13 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :
عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .
تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع ، لذا على الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .
ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

14 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .
15 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير ------------- المحترم
المكرمة مديرة ------------- المحترمة
16 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل :
( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك
( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
17ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .
18 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .
19 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
20 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
21- إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى ومقاس خط ( 10) .
22ـ يراعى عند قفل الخطاب ان تقفل بمثل الاتي :
والله الموفق
وتقبلوا فائق التحيات والتقدير ، وغيرها.

أشكرك جداً أخي على الأفاده وفعلاً معلومات ونقاط قيّمه ورائعه ستفيدني وتفيد من يهمه الأمر

 

[Thaer techno]

جَعَ‘ـلَهْ الله فِي مُيزَآإنْ حَسَنَـآتِك يوًم القِيَــآمَه ..
وشَفِيعْ لَكِ يَومَ الحِسَــآإبْ ..~

شَرَفَنِي المَرٌوُر فِي مُتَصَفِحِكْ العَ ـطِرْ ..~
تَقَبِلْ تَوآإجِدِي ..

أسعدني مرورك أخي الكريم .. تشرفت

 

[al_lezar]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

موضوع جميل جداً جزاك الله خير